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Importa i tuoi ricavi su Peekaboox

Con Peekaboox perfino la contabilità è facile da gestire!

La sezione contabilità di Peekaboox è integrata e sincronizzata con la sezione fatture, quindi si aggiornerà in maniera automatica. Però se per caso hai emesso delle fatture al di fuori della piattaforma e vuoi tenere aggiornata la tua contabilità, puoi importare anche una lista di ricavi!

Come creare la tua lista ricavi "from scratch"

Se vuoi importare i tuoi ricavi da una lista cartacea o da qualche altro formato, dovrai creare un nuovo file CVS e importarlo su Peekaboox.

Se non sai come creare un file CSV puoi scaricare il template dal tuo backoffice:

  • Vai nella sezione P&L
  • Clicca su importa

importa

  • CSV: per il momento è supportato solo il file Comma Separated Values (CSV), che è comunque il formato utilizzato praticamente da tutti i software per importare o esportare una lista di contatti, ma presto sarà disponibile anche il formato Excel (XLSX).

csv

  • Scarica il template con delimitatore virgola.

scarica template

Ora vediamo come creare la lista ricavi nel file CSV:

Puoi scegliere di aprire il file con un editor di testo, oppure un foglio di calcolo. Io l'ho aperto col buon vecchio blocco note! :) Aprendo il file troverai nella prima stringa i dettagli del ricavo:

"Account Code","Amount with VAT","Amount without VAT","Bank Code","Customer Email","Customer Mode","Customer Name",Description,"Document Date","Document Number","Payment Date","Statement Date",Vat,"Vat Rate"

header ricavi

Non è necessario che inserisci tutti i dati. I campi obbligatori sono:

  • Il numero e la data documento
  • L'account code
  • Il bank code
  • Il totale con IVA

I dati che non vuoi inserire sostituiscili con una virgola!

Adesso vediamo come scrivere i dettagli del ricavo. Il template contiene già due esempi per aiutarti.

  • ACCOUNT CODE: dipende dal codice che hai utilizzato nella sezione contabilità>Opzioni>Voci Conto Economico. 100 è sempre assegnato a ricavi; 200 è modificabile. E' anche sempre possibile aggiungere un nuovo codice (dato obbligatorio)

voci conto economico

  • AMOUNT WITH VAT: il totale con iva (dato obbligatorio)
  • BANK CODE: i codici di default sono C1 per cassa assegni, PC per cassa comune, B1 conto bancario predefinito, PG per gateway di pagamento, ma comunque è possibile aggiungerne di nuovi sempre nella sezione contabilità>opzioni>conti bancari (dato obbligatorio)

conto bancario

  • CUSTOMER EMAIL: inserisci la mail del cliente. Ricordati che deve esserci un cliente già inserito nella sezione clienti, con la stessa email che inserisci nel CSV altrimenti il cliente non verrà agganciato al ricavo e dovrai farlo manualmente.

email cliente

  • CUSTOMER MODE: scrivi USER per cliente senza partita iva e COMPANY per cliente con p.IVA o società. Come abbiamo già accennato, questi non sono un campo obbligatorio, ma inserendo il cliente, verrà associato al ricavo

cliente agganciato

  • DESCRIPTION - significa l'attività con la quale hai ottenuto il ricavo. Ripeto, sono dati facoltativi che servono solo per questioni di reportistica :)
  • DOCUMENT DATE & DOCUMENT NUMBER: data e numero di documento (dati obbligatori)
  • PAYMENT DATE & STATEMENT DATE: data di pagamento e data di resoconto
  • VAT & VAT RATE: IVA e aliquota IVA

Una volta inserita tutta la lista di ricavi in questa maniera, basterà caricarla sul tuo backoffice di Peekaboox,

  • Vai nella sezione P&L
  • Clicca su importa

importa

  • Clicca su CSV

csv

  • Seleziona il delimitatore che preferisci

delimitatore

  • Carica il file CSV che hai appena creato

carica file

Come inserire una lista di ricavi scaricata da un altro sistema gestionale

Se invece utilizzavi un altro sistema gestionale, esportane la lista ricavi in formato Comma Separated Values per poi caricarla su Peekaboox direttamente seguendo lo stesso processo che ho appena menzionato:

  • Vai nella sezione P&L
  • Clicca su importa
  • Clicca su CSV
  • Seleziona il delimitatore che preferisci:
  • Carica il file CSV che hai esportato precedentemente

Nota bene che se scarichi un file CSV che ha un header differente (la prrima stringa, per intenderci), dovrai uniformarlo con il modello di Peekaboox, ovvero:

  • Devono essere presenti almeno i campi obbligatori, anche se in ordine diverso
  • Verranno importati solo i campi supportati da Peekaboox (ovvero i campi presenti nell'header del template)

Inoltre Peekaboox ti manda una mail riepilogativa in cui ti verrà comunicato se tutti i dati sono stati caricati correttamente e nel caso contrario quali errori si sono verificati

Chi ha accesso a questa risorsa?

  • Manager
  • Commercialista